Bestyrelsesreferatet: beviset ingen leder efter

Kravet om bestyrelsesreferat står i vedtægterne, ikke i andelsboligloven

Andelsboligloven pålægger ikke bestyrelsen at føre referat af sine møder. Lovens bestemmelse om bestyrelsens opgaver opregner seks ting, bestyrelsen som minimum skal påse, og referater er ikke en af dem (andelsboligloven, LBK nr. 1281 af 28. august 2020, § 6 c, stk. 1).

Kravet kommer fra vedtægterne. Efter ABF's standardvedtægter skriver sekretæren referat af bestyrelsesmøder, og referatet underskrives af hele bestyrelsen. I øvrigt bestemmer bestyrelsen selv sin forretningsorden (§ 27, stk. 2 og 3).

Generalforsamlingen har sin egen regel. Referatet eller tilsvarende information om det på generalforsamlingen passerede skal udleveres til andelshaverne senest 1 måned efter generalforsamlingen, og det underskrives af dirigenten og hele bestyrelsen (ABF's standardvedtægter, oktober 2014, § 24, stk. 2).

Standardvedtægterne er vejledende. De gælder først, når foreningen selv har vedtaget dem på en generalforsamling. Læs derfor jeres egne vedtægter, før I lægger jer fast på, hvad der er pligt hos jer.

Resten er god skik, og god skik er her ret konkret. ABF's eksempel på forretningsorden lægger op til et beslutningsreferat, som bestyrelsen godkender og underskriver, før mødet hæves, eller på næstkommende møde (ABF: Eksempel på forretningsorden for bestyrelser, juni 2020).

To ting bør stå der uanset hvad. Det skal fremgå, hvilke personer der deltog, og ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få sin mening optaget, hvis vedkommende er uenig i det besluttede (samme kilde).

Et beslutningsreferat skal bære forudsætningerne, ikke kun beslutningen

ABF's norm er skrevet om generalforsamlingsreferatet, men den kan med fordel bruges tilsvarende på bestyrelsesmøder. Et beslutningsreferat gengiver det, der er nødvendigt for at dokumentere generalforsamlingens beslutninger, herunder de forudsætninger, generalforsamlingen har lagt til grund. Citater og spørgsmål tages som udgangspunkt ikke med, medmindre en deltager beder om at få et synspunkt ført til referat (ABF: Vejledning til udarbejdelse af beslutningsreferat af generalforsamling, juli 2018).

Forudsætningen er det, der bliver brug for igen. For hvert forslag bør de afgørende forudsætninger for beslutningen angives, og der bør ikke kun henvises til en forslagstekst eller en debat (samme vejledning). Vedtages en byggesag, angives som minimum den økonomiske ramme, finansieringen og den eventuelle påvirkning af andelsværdi og boligafgift.

ABF siger selv, hvorfor det betyder noget. Om bestyrelsens sammensætning lyder anbefalingen, at hele bestyrelsen anføres, så der ikke er behov for flere års referater for at dokumentere, hvem der er valgt (samme vejledning). Dét er fælden i sin reneste form. Oplysningen findes, men den findes spredt over årgange.

Personvalg skrives derfor med fuldt navn og adresse. Fornavne rækker for naboerne, men når de samme personer skal skrive under på et lånedokument i banken, skal referatet kunne dokumentere deres ret til det (ABF: Generalforsamling, afsnit 4 om referat).

Det samme princip gælder alt andet i referatet. Et referat, der kun kan læses af dem, der var med i lokalet, er ikke dokumentation. Det er en hukommelsesstøtte.

Beslutninger om én bolig lever i referatet, ikke i vedtægten

Vedtægterne siger, hvad der gælder for alle. Referatet siger, hvad der blev besluttet for én. Den forskel er hele pointen, når en bolig skal sælges år senere.

Forandringer inde i boligen skal anmeldes skriftligt til bestyrelsen senest 5 uger, inden de iværksættes. Vurderer bestyrelsen, at forandringen strider mod byggelovgivningen eller vil medføre væsentlige gener for de øvrige beboere, kan den gøre indsigelse inden 3 uger efter anmeldelsen (ABF's standardvedtægter, oktober 2014 med tilføjelser til § 10 februar 2024, § 10, stk. 1 og 3).

Gør bestyrelsen ingenting, er det også en afgørelse. Er den kun skrevet ét sted, nemlig som en linje i referatet fra det møde, hvor anmeldelsen blev taget til efterretning, er den linje beviset.

Boligens ydre følger en anden regel, og kun i tæt-lav bebyggelse. Her må en andelshaver ikke ændre boligens ydre, redskabsskure, carporte eller hegn uden bestyrelsens godkendelse, givet inden arbejdet iværksættes (ABF's standardvedtægt for tæt-lav bebyggelse, oktober 2014, § 10, stk. 4). Etagevedtægten har ingen tilsvarende bestemmelse; dér handler § 10 kun om forandringer inde i andelsboligen.

Kræver arbejdet byggetilladelse, skal tilladelsen forevises bestyrelsen, inden arbejdet sættes i gang. Det samme gælder dokumentation for, at håndværkerne er autoriserede og har tegnet ansvarsforsikring (§ 10, stk. 6 i etagevedtægten, stk. 7 i tæt-lav-vedtægten). Ordet i vedtægten er forevises. Et fremvist papir efterlader ingen kopi.

Ved salget bliver alt det her til penge. Værdien af forbedringer i lejligheden ansættes til anskaffelsesprisen med fradrag for værdiforringelse på grund af alder eller slitage (andelsboligloven, LBK nr. 1281 af 28. august 2020, § 5, stk. 13). Eget arbejde værdisættes efter ABF's vejledende timesats, i 2026 241 kr/time i København og 214 kr/time i resten af landet (ABF, marts 2026).

Sådan bliver en beslutning fra 2019 umulig at finde igen

Referater er organiseret efter møder. Forbedringer hører til boliger. De to ordner mødes ikke af sig selv.

Følger foreningen ABF's eksempel på forretningsorden med ét ordinært bestyrelsesmøde om måneden, bliver det 12 referater om året (ABF, juni 2020). Efter syv år er der 84 af dem, sorteret efter dato.

Tag et gennembrud mellem køkken og stue, anmeldt i 2019. Bestyrelsen gjorde ikke indsigelse inden for de 3 uger, og byggetilladelsen blev forevist på et møde. I referatet står én linje under et punkt om indkommet post.

I 2026 skal boligen sælges. Bestyrelsen er skiftet to gange siden. Vurderingsmanden spørger, om gennembruddet er godkendt, og om der findes en byggetilladelse. Svaret ligger i ét af 84 referater, og ingen ved hvilket.

Fristen venter ikke. Foreningen skal udlevere nøgleoplysningsskemaerne hurtigst muligt og senest 10 arbejdsdage efter anmodning, men for skemaet om den enkelte bolig løber fristen først fra det tidspunkt, hvor foreningen har modtaget relevant dokumentation fra andelshaveren om forbedringer og tilpasset løsøre (bekendtgørelse nr. 336 af 20. marts 2025, § 7, stk. 1 og 2). Mangler dokumentationen, starter uret ikke engang.

Foreningens egne forbedringer har samme problem, bare i større format. I nøgleoplysningsskemaet for andelsboligforeningen findes feltet F2c, hvor foreningen skal anføre årsagen, hvis det ikke er muligt at oplyse værdien af eventuelle forbedringer (samme bekendtgørelse, bilag 1). Der er lavet en rubrik til at forklare, hvorfor tallet mangler. En andelskrone bygget på udokumenterede forbedringer er et gæt.

Hvor længe referaterne skal gemmes, afgøres af det de beviser

Der findes ingen generel opbevaringsfrist for bestyrelsesreferater. Der findes to rammer, og de peger hver sin vej.

Den ene er bogføringsloven, og den gælder også foreningen. ABF skriver, at der er lovkrav om, at foreningen skal beholde årsregnskaber og bogføring i 5 år (ABF, november 2019), og loven regner fristen fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører (bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022, § 12, stk. 1).

Som regnskabsmateriale anses blandt andet oplysninger, der er nødvendige for kontrolsporet, altså dem der dokumenterer registreringernes rigtighed (§ 4, nr. 4, jf. § 3, nr. 4). Er referatet den eneste dokumentation for en godkendt udgift, hører det med.

Så må det hverken ødelægges, bortskaffes eller forvanskes (§ 13, stk. 1), og når en ny ledelse afløser en fratrædende, skal materialet overføres til den nye (§ 14, stk. 3). Det er en pligt, ikke en høflighed.

Den anden ramme trækker modsat. Personoplysninger må ikke opbevares i en form, der tillader identifikation, længere end nødvendigt til formålene (databeskyttelsesforordningen artikel 5, stk. 1, litra e). Datatilsynet fastslår, at reglerne ikke sætter faste tidsgrænser, og at foreningen selv bedst kan vurdere behovet (GDPR-univers for små foreninger, trin 3).

ABF sætter tal på afvejningen. Forældelsesloven har en almindelig frist på 3 år og en ultimativ frist på 10 år, og foreningen kan have en berettiget interesse i at beholde opgørelser over forbedringer længere, når de afskrives over 20 eller 30 år (ABF's vejledning om persondata, november 2019).

Svaret er ikke at gemme alt længere. Det er anonymisering: behold oplysningerne om boligen, fjern dem om personen (samme vejledning). Den længste af de 7 afskrivningskurver efter ABF-standarden løber over 50 år (ABF's kurver, sådan som Andelo regner dem, 2026), og beviset skal kunne findes så længe.

Adgang til referatet er en foreningsret, ikke aktindsigt

Aktindsigt er noget andet, og ordet hører ikke hjemme her. Offentlighedsloven finder anvendelse på al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning (offentlighedsloven, LBK nr. 145 af 24. februar 2020, § 2). En andelsforening er en privat forening og er ikke en myndighed.

Andelshavernes ret følger af medlemskabet. Andelshavere har ret til at læse eller få udleveret referater, bortset fra personoplysninger om andre andelshavere, og bestyrelsen har pligt til at anonymisere sådanne oplysninger, inden den lader andelshaverne få indsigt (ABF: Adgang til bestyrelsens dokumenter).

Bestyrelsen vælger formen. Dokumenterne kan stilles til rådighed på den måde, der er mest praktisk for bestyrelsen, enten ved at sende en kopi eller ved at aftale tid og sted for gennemsyn (samme kilde).

Der går en grænse ved det interne. Bestyrelsen kan afvise indsigt i sine interne arbejdsdokumenter, for eksempel interne drøftelser på e-mail mellem bestyrelsesmedlemmerne. Nægtes adgang, kan andelshaveren klage til generalforsamlingen som foreningens øverste myndighed og derefter gå til domstolene (samme kilde).

Den tredje adgang er den enkeltes egen. Efter databeskyttelsesforordningen har den registrerede ret til at få bekræftet, om der behandles personoplysninger om vedkommende, og i givet fald adgang til oplysningerne (artikel 15, stk. 1). Den ret giver adgang til oplysningerne om personen, ikke til referatet som dokument. Tre adgange, tre grundlag, og de skal holdes adskilt.

Andelens servicebog: referatet hører til boligen, ikke kun til mødet

Foreningens data findes på to niveauer. Ejendommens papirer, altså BBR-oplysninger, vedligeholdelsesplan, regnskab og nøgletal, er det, foreningen skal kunne fremvise udadtil, og det kalder vi bygningens journal.

Det, der hører til den enkelte bolig, kalder vi andelens servicebog, ligesom bilens: hvad er lavet i boligen, hvornår, af hvem og for hvad. Godkendelsen af et gennembrud, den manglende indsigelse mod en anmeldt forandring, den fremviste byggetilladelse og den godkendte pris hører til dér.

Blev godkendelsen kun skrevet ned i referatet, er referatet beviset. Så længe den kun findes i referatet fra ét bestemt møde, er den ikke væk, men den er heller ikke til at finde.

Der skal ikke skrives to gange. Der skal gives en adresse. Skriv boligen ind i selve referatpunktet, og læg en kopi af beslutningen på boligen. Så kan beslutningen findes begge veje: gennem mødet og gennem boligen.

Skalaen gør det konkret. 8.400+ andelsboligforeninger er registreret i CVR, og deres ejendomme rummer over 205.000 boligenheder (Andelo-registret, 2026). Hver bolig har en historik, der skal kunne findes frem, uanset hvem der sad i bestyrelsen dengang.

Andelo er ikke et referatsystem, og referatet skal fortsat skrives af bestyrelsen. Systemet giver beslutningen et sted at bo: dokumenter i ét arkiv med mapper og adgangsstyring, søgning med almindelige ord, forbedringer registreret på den enkelte bolig med kvitteringer, billeder og tilladelser, historik over hvem der har ejet boligen, og en log over hvem der har ændret hvad.

Den dag boligen sælges, er spørgsmålet ikke, om beslutningen blev truffet. Det er, om nogen kan finde den.

Denne guide er generel information, ikke juridisk eller økonomisk rådgivning. Er du i tvivl om en konkret situation, så spørg foreningens bestyrelse, administrator, revisor eller advokat.