De dokumenter foreningen altid selv skal have

Lovens liste over salgsdokumenter er foreningens minimumsarkiv

Foreningen behøver ikke opfinde sin egen liste. Bekendtgørelsen om oplysningspligt ved salg af andelsboliger opregner op til ni dokumenter og nøgleoplysninger, som sælger skal udlevere til køberen inden aftalens indgåelse (bekendtgørelse nr. 336 af 20. marts 2025, § 1, stk. 1).

De ni er vedtægterne, seneste årsregnskab og budget, referat fra seneste ordinære generalforsamling og eventuelle senere ekstraordinære generalforsamlinger, vedligeholdelsesplanen hvis en sådan er udarbejdet, den senest udarbejdede energimærkning, nøgleoplysninger om foreningen, nøgleoplysninger om den aktuelle bolig, en erklæring hvis der er sket væsentlige ændringer i nøgleoplysningerne, og vejledningen til køber om prisfastsættelse (samme bestemmelse).

To af de ni er altså betingede: ni er maksimum, ikke normen.

Otte af de ni skal foreningen selv producere eller ligge inde med. Kun den sidste er et generelt dokument, der forklarer reglerne om maksimalpris og overpris i andelsboliglovens kapitel II (bekendtgørelse nr. 336 af 20. marts 2025, § 1, stk. 1, nr. 9).

Fristen gør det konkret. Foreningen skal hurtigst muligt og senest 10 arbejdsdage efter anmodningen udlevere de to nøgleoplysningsskemaer til den andelshaver, der ønsker at sælge (bekendtgørelse nr. 336 af 20. marts 2025, § 7, stk. 1).

Bekendtgørelsen peger selv på, hvordan pligten løses billigst. Udlevering kan ske ved henvisning til en hjemmeside oprettet af foreningen, hvor dokumenterne er gjort tilgængelige (§ 1, stk. 2). En forening, der selv har papirerne, opfylder pligten ved at pege. En, der ikke har dem, opfylder den ved at bede nogen om lov.

Lag 1: stiftelsen og vedtægterne findes kun ét sted

Det første lag er de dokumenter, der kun bliver skrevet én gang. Vedtægterne er sammen med andelsboligloven det retlige grundlag for foreningens drift, og vælger foreningen ABF's standardvedtægter, er de vejledende og gælder først, når de er vedtaget på en generalforsamling (ABF: ABF's standardvedtægter).

Derfor er vedtægterne to dokumenter, ikke ét. Den gældende tekst er det ene. Referatet, der viser hvornår og med hvilket flertal en ændring blev vedtaget, er det andet. Uden det andet kan ingen efterprøve det første.

Foreningens identitet udadtil hører til her. Har foreningen et CVR-nummer, skal den have en digital postkasse til post fra det offentlige, og ansvaret for at kunne åbne den ligger hos foreningen selv (ABF: Digital post).

Adressen bør derfor være foreningens, ikke en persons. En postkasse, der hænger på et bestyrelsesmedlems private mail, følger personen ud af bestyrelsen.

Andelsbeviserne hører også til laget, hvis foreningens vedtægter foreskriver dem. Et andelsbevis er ikke et værdipapir, men nærmest en kvittering for købet, og det juridiske bevis er selve overdragelsesaftalen (ABF: Andelsbeviset). Fortegnelsen over hvem der ejer hvad, bør ligge hos foreningen, ikke i beviserne alene.

Lag 2: driften efterlader papirer med hver sin frist

Det andet lag skabes af driften og hører til ejendommen. Kald det bygningens journal: regnskaber, planer, mærkninger og policer om huset, ikke om den enkelte bolig.

Her sætter loven fristerne. Regnskabsmateriale skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører (bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022, § 12, stk. 1).

Regnskabsmateriale er bredere end kontoudtog. Det omfatter registreringerne, beskrivelsen af bogføringsproceduren, bilag, eventuelle revisionsprotokoller og det, der skal til for at følge en postering fra bilag til regnskab (samme lov, § 4).

Selve beskrivelsen af bogføringsproceduren er et af dokumenterne. Pligten rammer foreninger, der skal aflægge årsrapport, eller hvis nettoomsætning i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr. (samme lov, § 6). Beskrivelsen skal vise, hvordan materialet opbevares betryggende, og hvem der har ansvaret (§ 6, nr. 2 og 3).

Digital bogføring gælder fra første regnskabsår efter 1. januar 2026 for foreninger med en nettoomsætning over 300.000 kr. to indkomstår i træk (bekendtgørelse nr. 297 af 20. marts 2025, § 1 og § 2). Efter Erhvervsstyrelsens opfattelse tæller boligafgiften med i omsætningen (ABF: Bogføring).

Vedligeholdelsesplanen har sin egen takt. For foreninger stiftet 1. juli 2018 eller senere skal bestyrelsen påse, at planen dækker mindst 15 år og opdateres mindst hvert 5. år (andelsboligloven, LBK nr. 1281 af 28. august 2020, § 6 c, stk. 2).

Energimærkningen gælder i 10 år (bekendtgørelse nr. 549 af 15. maj 2023, § 15, stk. 1). Er den udløbet, mangler foreningen et af de ni salgsdokumenter.

Forsikringerne er det sidste stykke. Foreningen tegner en ansvars- og besvigelsesforsikring, altså en forsikring mod bestyrelsesansvar og mod tyveri indefra, og summen skal oplyses i en note til årsrapporten (ABF's standardvedtægter, oktober 2014 med ændring juli 2025, § 29, stk. 5).

Lag 3: per-bolig-laget er det dyreste at miste

Det tredje lag følger boligerne, ikke ejendommen. Ved overdragelse må prisen ikke overstige, hvad værdien af andelen i foreningens formue, forbedringer i lejligheden og dens vedligeholdelsesstand med rimelighed kan betinge (andelsboligloven, LBK nr. 1281 af 28. august 2020, § 5, stk. 1).

Overdragelsesaftalen er derfor et prisdokument. Den skal blandt andet indeholde en opstilling af overdragelsessummens beregning med specifikation af prisen for andelsboligen, forbedringer, inventar og løsøre samt eventuelt pristillæg eller nedslag for vedligeholdelsesstand (samme vedtægter, § 15, stk. 1).

Papirerne skal leve længere end de fleste bestyrelser. ABF nævner netop overdragelsesaftaler og opgørelser over forbedringer som dokumenter, foreningen kan have en berettiget interesse i at beholde længe, fordi forbedringer afskrives over 20 eller 30 år (ABF: Andelsboligforeningers behandling af personoplysninger, november 2019).

Omfanget er ikke småt. Andelo har ABF's Forbedringskatalog fra november 2025 struktureret som 149 kategorier i 13 grupper, og hver kategori kan udløse sit eget krav om kvittering, foto eller tilladelse.

Det er dette lag, vi kalder andelens servicebog: hvad er lavet i boligen, hvornår, af hvem og for hvad. Andelskronen er den pris pr. andel, generalforsamlingen fastsætter. En andelskrone bygget på udokumenterede forbedringer er et gæt.

Vurderingsrapporterne hører med. Uden rapporten og den forbedringsoversigt, den bygger på, starter den næste vurdering forfra, og forskellen betales af den, der sælger.

Hvor papirerne bør ligge, og hvem der skal kunne åbne dem

Det afgørende spørgsmål er ikke hvilket system, men hvis navn der står på det. ABF beskriver den typiske virkelighed nøgternt. Oplysningerne ligger spredt: på bestyrelsesmedlemmernes computere, i mailbokse, i cloud-løsninger og på hjemmesider, og fysisk i ringbind og arkivskabe i et bestyrelseslokale eller hjemme hos medlemmerne (ABF, november 2019).

Samme vejledning giver modtrækket. Foreningen bør have skrevne retningslinjer for sikkerheden, for at hindre husstandsmedlemmer og gæster adgang til bestyrelsens dokumenter, og for hvad der sker med oplysningerne, når et bestyrelsesmedlem stopper (samme vejledning).

Adgangen skal derfor følge hvervet. Andelshavere har ret til at læse eller få udleveret referater, bortset fra personoplysninger om andre andelshavere, mens bestyrelsen kan afvise indsigt i sine interne arbejdsdokumenter (ABF: Adgang til bestyrelsens dokumenter).

Pengene har deres egen regel, men kun i nogle foreninger. Har generalforsamlingen ikke valgt en administrator, administrerer bestyrelsen selv ejendommen, og så skal foreningens midler bortset fra en mindre kassebeholdning stå på en særskilt konto, hvorfra der kun kan hæves ved underskrift fra to bestyrelsesmedlemmer i forening (ABF's standardvedtægter, oktober 2014 med ændring juli 2025, § 29, stk. 2 og 3).

Sikring mod tab er et krav, ikke en god vane. Foreningen skal sikre regnskabsmaterialet mod ødelæggelse, bortskaffelse, forvanskning, fejl og misbrug (bogføringsloven § 13, stk. 1).

For personoplysninger nævner forordningen blandt sine foranstaltninger evnen til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til oplysningerne i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse (databeskyttelsesforordningen, artikel 32, stk. 1, litra c). Sagt i praksis: oplysningerne skal kunne hentes frem igen, hvis en computer bryder ned eller et skab brænder.

At materialet ligger hos andre, flytter ikke ansvaret. Pligten til at stille det til rådighed for en myndighed gælder også, når det opbevares hos tredjepart (bogføringsloven § 22, stk. 1 og 3).

Den der selv har kopien, forhandler fra en anden position

Kopien ændrer ikke jura. Den ændrer, hvad der står på spil, mens juraen afklares.

To situationer er behandlet hver for sig andetsteds: hvad foreningen kan kræve ved et administratorskifte, og hvad der gælder, når en rådgiver holder på sagens dokumenter. Fælles for dem er, at spørgsmålet kun opstår om det, foreningen ikke selv har liggende.

Regnestykket er enkelt. Har foreningen selv de ni salgsdokumenter, fem års regnskabsmateriale og per-bolig-laget, er et tilbageholdt arkiv en ulempe: nogle bilag skal genskabes, og en frist bliver knap. Har foreningen dem ikke, er det samme arkiv en blokering: overdragelsen kan ikke gennemføres efter reglerne, før papirerne er fremskaffet.

Behovet er ikke lokalt. Der er 8.400+ andelsboligforeninger registreret i CVR med over 205.000 boligenheder mellem sig (Andelo-registret, bygget på CVR, Tinglysningens Ejerfortegnelse og BBR, 2026), og i hver eneste af dem skal papirerne før eller siden findes frem af nogen, der ikke selv lagde dem der.

Andelo er hverken administrator eller revisor. Systemet giver foreningens egne papirer et sted at ligge: ét arkiv med mapper, hvor I selv bestemmer hvem der kan se hvad, søgning med almindelige ord, log over hvem der har lagt hvad ind og hvornår, og forbedringer for hver bolig med kvitteringer og billeder.

Spørg ikke, om I kan få papirerne udleveret. Spørg, hvad foreningen ville mangle i morgen, hvis ingen svarede.

Denne guide er generel information, ikke juridisk eller økonomisk rådgivning. Er du i tvivl om en konkret situation, så spørg foreningens bestyrelse, administrator, revisor eller advokat.