Hvad gør administratoren, og hvem ejer foreningens data?

Loven lægger den daglige ledelse hos bestyrelsen, ikke hos administrator

Andelsboligloven beskriver ikke, hvad en administrator skal lave. Den lægger tværtimod den daglige ledelse hos bestyrelsen, som også skal udføre generalforsamlingens beslutninger (andelsboligloven, LBK nr. 1281 af 28. august 2020, § 6 c, stk. 1). Administratoren nævnes kun to steder i loven: i bestyrelsens tilsynspligt og i en forældelsesregel om rådgivning om lån (§ 6 c og § 3 d).

Hører I administrator omtalt som foreningens direktion, er det et billede på arbejdsdelingen, ikke et begreb fra reglerne. Ordet findes hverken i andelsboligloven eller i ABF's standardvedtægter. Billedet kan være nyttigt i hverdagen, men det flytter ikke ansvaret.

Rammen for administrators arbejde er derfor foreningens egne papirer. Efter ABF's standardvedtægter kan generalforsamlingen vælge en advokat eller en anden professionel ejendomsadministrator med ansvars- og garantiforsikring til at forestå ejendommens almindelige og juridiske forvaltning, og den kan til enhver tid afsætte administrator (§ 29, stk. 1, udgaven fra oktober 2014 med ændring juli 2025).

Samme bestemmelse siger, at bestyrelsen træffer nærmere aftale med administrator om dennes opgaver og beføjelser. Standardvedtægterne gælder kun i de foreninger, der har vedtaget dem, så jeres egne vedtægter og administrationsaftalen er det, der afgør, hvem der gør hvad.

Administrator udfører, bestyrelsen beslutter og fører tilsyn

ABF beskriver administrators rolle som den daglige drift mod honorar og understreger, at opgaverne varierer fra forening til forening (ABF, 11. januar 2023). ABF anbefaler en skriftlig aftale, der specificerer, hvilke ydelser der er indeholdt, og hvilke foreningen skal betale ekstra for. Overdragelsessager, byggesager og låneomlægninger er efter ABF's erfaring ofte tillægsydelser.

Bestyrelsens del er fastlagt i loven. Den skal som minimum påse 6 forhold, blandt andet at bogføringen er tilfredsstillende, at den løbende får orientering om økonomien fra administratoren eller kassereren, at administratoren udøver sit hverv på behørig måde, altså gør sit arbejde ordentligt, og at foreningens økonomi løbende vurderes (andelsboligloven, LBK nr. 1281 af 2020, § 6 c, stk. 1, nr. 1-3 og 6).

Standardvedtægterne trækker flere linjer op. Foreningen tegnes af forpersonen og to andre bestyrelsesmedlemmer i forening (§ 28). Prisen på en andel skal godkendes af bestyrelsen (§ 14, stk. 1). Årsrapporten underskrives af hele bestyrelsen og en eventuel administrator (§ 30, stk. 1).

Over begge står generalforsamlingen, som er foreningens højeste myndighed (§ 21, stk. 1). Administrator har adgang til generalforsamlingen og kan tage ordet (§ 22, stk. 4).

Beslutninger om blandt andet afdragsfrie lån og lån med usikker fremtidig ydelse kræver et flertal på mindst 2/3 af ja- og nejstemmer og et fremmøde på 2/3 af samtlige mulige stemmer, eller en ny generalforsamling (ABF's standardvedtægter, ændret juli 2025, § 23, stk. 2).

Administrator er foreningens databehandler, og det skal stå i en aftale

Foreningen bestemmer, hvad oplysningerne om andelshavere, husstande og ventelister bruges til, og administrator behandler dem på foreningens vegne. ABF skriver, at det er bestyrelserne, der er dataansvarlige, og at det derfor er bestyrelsens ansvar, at der indgås en databehandleraftale med fx administrator, hvis foreningen ikke selv står for den daglige drift (ABF, 25. maj 2018).

Aftalen er ikke en formalitet. Behandling, som en databehandler foretager, skal være reguleret af en kontrakt eller et andet retligt dokument, der blandt andet fastsætter, at databehandleren kun behandler personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige (databeskyttelsesforordningen artikel 28, stk. 3, litra a). Administrator arbejder altså med oplysningerne efter foreningens anvisning, ikke efter eget valg.

Den samme kontrakt skal fastsætte, hvad der sker til sidst: efter den dataansvarliges valg slettes eller tilbageleveres alle personoplysninger, når opgaven er ophørt (artikel 28, stk. 3, litra g). Det er den bestemmelse, der giver foreningen et greb om oplysningerne den dag, samarbejdet slutter.

ABF's tjekliste til bestyrelser ender samme sted: få databehandleraftaler på plads med foreningens samarbejdspartnere (ABF: Persondata). Datatilsynet gjorde i 2024 ejendomsadministratorers behandling af persondata til et fokusområde (ABF, 14. marts 2024). Ved I ikke, hvor jeres aftale ligger, er det første opgave.

Regnskabsmaterialet er foreningens, også når administrator bogfører

Andelsboligforeninger anses altid for at være erhvervsdrivende og er dermed omfattet af bogføringsloven (Erhvervsstyrelsen: Vejledning om bogføringsloven, version 5, 2026). Pligten ligger hos foreningen, ikke hos den, der taster.

Foreningen skal på betryggende vis opbevare sit regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører (bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022, § 12, stk. 1).

Materialet skal sikres, så det ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes (§ 13, stk. 1). Pligten til at stille materialet til rådighed for en offentlig myndighed gælder tilsvarende, når det opbevares hos tredjepart (§ 22, stk. 1 og 3).

Administratoren har sine egne krav. Virksomheder, der bogfører for andre, skal ved den bogføring iagttage de samme krav til digitale bogføringssystemer (§ 17). For foreninger uden pligt til at aflægge årsrapport træder kravet om digital bogføring i kraft 1. januar 2026, hvis nettoomsætningen har været over 300.000 kr. i 2 på hinanden følgende år (Erhvervsstyrelsen, bilag A, 2026).

Det praktiske spørgsmål til bestyrelsen er derfor, om foreningen kan se materialet, når den har brug for det. Adgangen er en forudsætning for, at bestyrelsen kan påse, at bogføringen er tilfredsstillende (andelsboligloven § 6 c, stk. 1, nr. 1).

Hvad der ligger hos administrator i hverdagen, og hvad foreningen selv skal have

Når administrator passer driften, samler der sig materiale i administrators systemer: bilag og bogføring, opkrævninger, medlems- og ventelister, korrespondance om overdragelser og de dokumenter, der laves til generalforsamlingen. ABF nævner selv medlemslister og ventelister som eksempler på dokumenter, som bestyrelsen eller foreningens administrator håndterer (ABF, 25. maj 2018).

Det er ikke et problem i sig selv. Problemet opstår, hvis foreningen kun kan nå materialet gennem administrator.

Foreningens frister løber uanset hvem der har papirerne: nøgleoplysningsskemaerne skal udleveres senest 10 arbejdsdage efter en anmodning fra en andelshaver, der vil sælge (bekendtgørelse nr. 336 af 20. marts 2025, § 7, stk. 1). For salgsskemaet regnes fristen fra, at foreningen har fået dokumentationen for forbedringer eller en vurderingsrapport (§ 7, stk. 2-3).

Det mest sårbare lag er historikken for den enkelte bolig: vurderinger, forbedringer, godkendelser og tidligere overdragelser. Det kalder vi andelens servicebog, ligesom bilens: hvad er lavet, hvornår, af hvem og for hvad.

Ligger den kun i sagsmapper hos en administrator, bliver den svær at finde, når boligen skal sælges igen. Forbedringstillægget er det, sælger må tage for forbedringerne oven i andelsværdien. Et forbedringstillæg bygget på udokumenterede forbedringer er et gæt.

Den fulde liste over, hvad foreningen bør have kopi af, står i stykket om de dokumenter, foreningen altid selv skal have. Pointen her er arbejdsdelingen: administrator kan godt opbevare materialet, men foreningen skal kunne åbne det uden at spørge.

Et administratorskifte må ikke være der, hvor historikken forsvinder

Arbejdsdelingen bliver synlig på den dag, administrator skiftes ud. Andelsboligloven regulerer ikke, hvad der skal afleveres ved et skifte, så foreningens greb er de aftaler, der blev indgået, mens samarbejdet fungerede: administrationsaftalen og databehandleraftalen. Hvordan selve skiftet gennemføres, er beskrevet i stykket om, hvad foreningen kan kræve ved et administratorskifte.

Det, der kan gøres i den løbende drift, er enkelt at beskrive. Bestyrelsen bør vide, hvor databehandleraftalen ligger, og hvad den siger om sletning og tilbagelevering. Den bør vide, hvilket system bogføringen ligger i. Og den bør have adgang til foreningens egne papirer uden at gå gennem administrator.

Skalaen gør pointen konkret. Andelos register omfatter 8.400+ andelsboligforeninger registreret i CVR (Andelo-registret, 2026). Hver af dem har en historik, der skal kunne findes frem, uanset hvem der har passet den undervejs.

Andelo er ikke en administrator og overtager ikke administrationen. Foreningssystemet samler foreningens egne dokumenter i ét arkiv med mapper, hvor I selv bestemmer, hvem der kan se hvad, logger hvem der har ændret hvad, og fører historik over hvem der har ejet hver bolig.

Fakturaer kan sendes til foreningens egen mailadresse i systemet og godkendes digitalt af bestyrelsen. Kopien ligger dermed hos foreningen, uanset hvem der administrerer.

Denne guide er generel information, ikke juridisk eller økonomisk rådgivning. Er du i tvivl om en konkret situation, så spørg foreningens bestyrelse, administrator, revisor eller advokat.