Hvad gør suppleanten, når bestyrelsen går af på stedet?

Suppleanten træder ind, men kan ikke bære foreningen alene

Når en bestyrelse går af med øjeblikkelig virkning, er suppleanten den første i rækken. Efter ABF's standardvedtægter indtræder suppleanten i bestyrelsen for tiden indtil næste ordinære generalforsamling, når et bestyrelsesmedlem fratræder i valgperioden (4. udgave, oktober 2014 med ændring juli 2025, § 26, stk. 7).

Indtil da har suppleanten ikke siddet med ved bordet som medlem. ABF skriver, at suppleanterne ikke er en del af bestyrelsen, og at en suppleant ikke har stemmeret på bestyrelsesmøder (ABF: Ofte stillede spørgsmål). Har suppleanten ikke været inviteret med til møderne, står vedkommende med beslutninger, der aldrig er hørt drøftet.

Tallene i vedtægterne gør resten klart. Bestyrelsen består af en forperson og 2-4 andre medlemmer (ABF's standardvedtægter, 4. udgave, oktober 2014 med ændring juli 2025, § 26, stk. 1), mens generalforsamlingen vælger 1 eller 2 suppleanter for ét år ad gangen (§ 26, stk. 4). Går hele bestyrelsen af, er der højst 2 tilbage.

Det rammer de praktiske regler. Tegningsreglen er, at foreningen tegnes af forpersonen og to andre bestyrelsesmedlemmer i forening (§ 28, stk. 1). Har foreningen ingen administrator, kan der kun hæves på foreningens konto med underskrift fra to bestyrelsesmedlemmer. Uden administrator kan en suppleant alene altså ikke hæve på foreningens konto, bortset fra en mindre kassebeholdning (§ 29, stk. 2 og 3), og kan heller ikke tegne foreningen.

Det gælder standardvedtægterne. Mange foreninger har deres egne, så slå jeres paragraffer op, før I handler.

Generalforsamlingen skal indkaldes, og dagsordenen afgør, hvad den kan beslutte

Reglen er kort: bliver bestyrelsen mindre end 3 medlemmer, indkaldes generalforsamlingen til valg af supplerende bestyrelsesmedlemmer for tiden indtil næste ordinære generalforsamling (ABF's standardvedtægter, 4. udgave, oktober 2014 med ændring juli 2025, § 26, stk. 7). Når hele bestyrelsen er gået, er der ikke noget at vurdere. Generalforsamlingen skal indkaldes.

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed (§ 21, stk. 1). En ekstraordinær generalforsamling holdes, når et flertal af bestyrelsens medlemmer, 1/4 af andelshaverne eller administrator forlanger det, med angivelse af dagsorden (§ 21, stk. 3). Suppleanterne, der er trådt ind, kan altså selv sætte den i gang, og det er bestyrelsen, der indkalder (§ 22, stk. 1).

Indkaldelsen skal være skriftlig, indeholde dagsordenen og sendes med 14 dages varsel. Ved en ekstraordinær generalforsamling kan varslet om nødvendigt forkortes til 8 dage (§ 22, stk. 1).

Dagsordenen er det vigtigste papir, I skriver. Der kan ikke indsendes forslag til en ekstraordinær generalforsamling (§ 22, stk. 2), og et forslag kan kun behandles, hvis det er nævnt i indkaldelsen eller bekendtgjort senest 4 dage før (§ 22, stk. 3). Skal medlemmerne tage stilling til en tvivlsom beslutning, skal den stå der som et selvstændigt punkt, ud over valget.

Almindelige beslutninger kan vedtages med simpelt flertal, når mindst 1/5 af samtlige mulige stemmer er repræsenteret (§ 23, stk. 1).

Indtil generalforsamlingen: hold driften i gang, og lad de store beslutninger vente

Perioden mellem fratrædelsen og generalforsamlingen er kort, men foreningen skal stadig fungere. Loven siger, hvad enhver bestyrelse skal: varetage den daglige ledelse, udføre generalforsamlingens beslutninger og som minimum påse blandt andet bogføringen, orienteringen af andelshaverne og den forsvarlige vedligeholdelse af ejendommen (andelsboligloven, LBK nr. 1281 af 28. august 2020, § 6 c, stk. 1).

Standardvedtægterne har ingen særlig regel om, hvad en bestyrelse på 1 eller 2 personer må beslutte. Derfor er den sikre læsning at holde sig til det, der allerede er besluttet: det vedtagne budget, de løbende regninger og de aftaler, der kører.

ABF anbefaler, at generalforsamlingen fastsætter et økonomisk råderum for bestyrelsen og beskriver, hvornår den må bruge penge uden at involvere generalforsamlingen (ABF: Tryg i bestyrelsen, oktober 2024). Findes sådan en beslutning i jeres referater, er det jeres ramme. Findes den ikke, er det et punkt til dagsordenen.

Ansvaret følger med posten. ABF skriver, at bestyrelsen kan stilles til ansvar for fejl i arbejdet som bestyrelsesmedlem eller suppleant, og at man risikerer et personligt ansvar, hvis man handler uden for de aftalte retningslinjer, uden for sin fuldmagt eller uforsvarligt (ABF: Tryg i bestyrelsen; ABF: Bestyrelsesopgaver). Tjek derfor også, om foreningens bestyrelsesansvarsforsikring dækker jer fra den dag, I trådte ind.

Fortæl andelshaverne skriftligt, hvad der er sket, og hvornår generalforsamlingen holdes. Det er en del af pligten til at orientere, når der er behov (§ 6 c, stk. 1, nr. 4).

Inhabilitet: hvad § 27 siger, og hvad den ikke siger

Standardvedtægterne har en klar regel om behandlingen: et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i en sag, hvis medlemmet selv, eller en person, som medlemmet er beslægtet eller besvogret med eller har lignende tilknytning til, kan have særinteresser i sagens afgørelse (ABF's standardvedtægter, 4. udgave, oktober 2014 med ændring juli 2025, § 27, stk. 1).

Det er bestyrelsen, der afgør, om et medlem skal erklæres inhabilt, og ABF's eksempel er en sag om, hvorvidt et bestyrelsesmedlems familiemedlem skal flytte ind i foreningen (ABF: Tryg i bestyrelsen, oktober 2024).

Et ældre brevkassesvar viser, hvordan det kan se ud. Det handler om en suppleant, der havde overtaget papirerne efter en samlet fratræden og fundet en bevilling til to vinduer og en dør. Vinduerne sad i et bestyrelsesmedlems bolig, og et andet bestyrelsesmedlem var i familie med vedkommende. Den advokat, der svarede, vurderede de fratrådte medlemmer som inhabile og pegede på generalforsamlingen.

To forbehold hører med. Svaret bygger på vedtægter, der er revideret siden. Og det er én advokats vurdering af én sag, ikke en regel.

Samtidig kan udgiften godt høre til foreningen. Efter standardvedtægterne skal foreningen sørge for udvendig vedligeholdelse og udskiftning af hele vinduer og hele døre, der fører ud af andelsboligen (§ 9, stk. 5).

§ 27 handler om, hvem der må deltage i beslutningen. Den siger ikke, at en beslutning truffet i strid med den automatisk er ugyldig, eller at pengene kan kræves tilbage. Det afgøres konkret, og det er et spørgsmål til foreningens advokat eller ABF's rådgivning.

Papirerne er ikke historikken: byg sporet beslutning for beslutning

En kasse med ringbind fortæller, hvad der blev betalt. Den fortæller sjældent, hvem der besluttede det, hvem der gik uden for døren, og hvad beslutningen byggede på. Det er de tre ting, en generalforsamling skal bruge.

Start med det, loven kræver. Fratræder ledelsen, skal medlemmerne af den fratrædende ledelse sikre, at regnskabsmaterialet frem til fratrædelsen bliver opbevaret efter reglerne. Når en ny ledelse afløser den fratrædende, skal de fratrædende medlemmer overføre regnskabsmaterialet til den nye ledelse (bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022, § 14, stk. 3). Regnskabsmaterialet omfatter blandt andet registreringerne, bilagene og eventuelle revisionsprotokoller (§ 4), og det skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører (§ 12, stk. 1).

Byg derefter et spor for hver beslutning, I er i tvivl om. Én linje pr. beslutning:

• Hvad blev besluttet, og hvilket beløb.
• Hvornår, og på hvilket møde.
• Hvem deltog, og om nogen meldte sig inhabil efter § 27, stk. 1.
• Grundlaget: tilbud, vedtægtsparagraf, budgetpost eller generalforsamlingsbeslutning.
• Hvor bilaget og referatet ligger.

Referaterne er rygraden. Sekretæren skriver referat af bestyrelsesmøder, og hele bestyrelsen underskriver (ABF's standardvedtægter, 4. udgave, oktober 2014 med ændring juli 2025, § 27, stk. 2). Viser referatet ikke, hvem der deltog i en sag, kan ingen bagefter se, om § 27 blev fulgt. Revisor skal føre revisionsprotokol (§ 31, stk. 1), og protokollen er en del af regnskabsmaterialet.

Den fulde liste over adgange og regnskabsmateriale står i tjeklisten til overleveringen ved bestyrelsesskifte, og adgangene til bank og digitale tjenester i foreningens adgange. Hvad et referat skal vise, er gennemgået i bestyrelsesreferatet som bevis for foreningens beslutninger. Ligger papirerne hos en administrator eller advokat, der ikke vil udlevere dem, så se når en rådgiver tilbageholder foreningens papirer.

Et spor, der overlever den næste fratræden

En samlet fratræden er den hårdeste prøve på, om foreningens viden ligger hos foreningen eller hos personerne. Den, der går, tager hukommelsen med, og den, der kommer, får papirerne uden sammenhæng.

Foreningens data findes på to niveauer. Ejendommens data, altså BBR og BFE, energimærke, vedligeholdelsesplan, regnskab og nøgletal, kalder vi bygningens journal. Det, der hører til den enkelte bolig, nemlig forbedringer per bolig, vurderinger, referater, adgange og aftaler, kalder vi andelens servicebog, ligesom bilens. En bevilling til vinduer i én bolig hører begge steder: som udgift i foreningens regnskab og som oplysning om netop den bolig.

Det giver en enkel regel for bestyrelsen, der kommer bagefter: en beslutning er først overleveret, når både beslutningen, grundlaget og de personer, der deltog, kan findes uden at ringe til nogen.

Der er 8.400+ andelsboligforeninger registreret i CVR (Andelo-registret, 2026), og i hver af dem kan en bestyrelse gå af fra den ene dag til den anden.

Andelo er hverken administrator eller advokat og kan ikke vurdere, om en beslutning holder. Systemet er et sted at lægge foreningens egne papirer: ét arkiv med mapper og styring af, hvem der må se hvad, søgning med almindelige ord, et overblik over, hvem der sidder i bestyrelsen, og på hvilken post, og alt, hvad bestyrelsen ændrer, bliver skrevet ned, så man altid kan se, hvem der gjorde hvad.

Denne guide er generel information, ikke juridisk eller økonomisk rådgivning. Er du i tvivl om en konkret situation, så spørg foreningens bestyrelse, administrator, revisor eller advokat.