Må administrator udlevere beboerlisten til en andelshaver?

Administrator udleverer efter foreningens instruks, ikke efter den enkeltes ønske

Når en andelshaver ringer direkte til administrator og beder om en liste over beboerne, er spørgsmålet ikke, hvad administrator synes. Det er, hvad foreningen har bedt administrator om.

En databehandler er den, der behandler personoplysninger på vegne af den, der har ansvaret for oplysningerne, her foreningen (databeskyttelsesforordningen, forordning (EU) 2016/679, artikel 4, nr. 8). Det er typisk rollen for en administrator, der håndterer oplysningerne for foreningen. Til samme kategori hører leverandører af foreningens it-systemer, som typisk vil være databehandlere, og så skal der være en databehandleraftale (Datatilsynet, GDPR-univers for små foreninger, trin 7, tilgået 2026).

Forordningen er klar om rollefordelingen. Databehandleren og enhver, der har adgang til oplysningerne, behandler dem kun efter instruks fra den dataansvarlige, medmindre EU-retten eller national ret kræver andet (artikel 29). Aftalen skal fastsætte, at databehandleren kun behandler oplysningerne efter dokumenteret instruks (artikel 28, stk. 3, litra a).

Dataansvaret ligger hos foreningen. Datatilsynet skriver, at det er foreningen, og ikke den enkelte frivillige eller ansatte, der stilles til ansvar, hvis reglerne ikke overholdes (Datatilsynet, FAQ for små foreninger, tilgået 2026).

Det betyder ikke, at administrator aldrig må udlevere noget. Det betyder, at administrator udleverer det, foreningen har besluttet. Fastlægger administrator selv formålet med og midlerne til behandlingen, er det en overtrædelse, og administrator anses så for dataansvarlig for den behandling (artikel 28, stk. 10).

Vedtægterne siger det samme fra den anden side. Efter ABF's standardvedtægter træffer bestyrelsen nærmere aftale med administrator om dennes opgaver og beføjelser (ABF's standardvedtægter, 4. udgave med ændring 07/2025, § 29, stk. 1). Hvad administrator må sende direkte til en andelshaver, står i den aftale, eller også står det ingen steder.

En beboerliste er personoplysninger om andre end den, der spørger

Det første, bestyrelsen skal skille ad, er to slags anmodninger, der ofte kommer i samme mail: en om foreningens dokumenter og en om naboerne.

En beboerliste med navne og adresser er personoplysninger. Det er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (databeskyttelsesforordningen, artikel 4, nr. 1). Datatilsynet formulerer det kort: når en oplysning kan knyttes til en person, er det en personoplysning (Datatilsynet, FAQ for små foreninger, tilgået 2026).

Beder andelshaveren også om at få at vide, hvem der bor til leje, bliver listen tungere. Nu siger den noget om hver enkelt husstands forhold til foreningen, ikke kun hvem der bor hvor.

At give oplysningerne videre til nogen uden for foreningens drift er en videregivelse, og den skal have et grundlag. Et af dem er, at behandlingen er nødvendig for, at foreningen eller en anden kan forfølge en legitim interesse, medmindre hensynet til den, oplysningerne handler om, vejer tungere (artikel 6, stk. 1, litra f). Det kræver en afvejning, og afvejningen kræver, at nogen kender formålet.

Det gør administrator sjældent, når telefonen ringer. Oplysningerne må kun bruges til udtrykkeligt angivne og legitime formål og må ikke bruges til noget andet, der er uforeneligt med dem (artikel 5, stk. 1, litra b). Navnene blev indsamlet for at drive foreningen, ikke for at én andelshaver kan få dem i et regneark.

Det er ikke det samme som et forbud. Datatilsynet skriver, at en forening som udgangspunkt gerne må videregive oplysninger om, hvem der er medlem, i et lukket forum, for eksempel som medlemsliste i et medlemsblad, mens offentliggørelse på en hjemmeside eller sociale medier er en videregivelse (Datatilsynet, FAQ for små foreninger, tilgået 2026). Valget af forum er foreningens.

Hvad bestyrelsen selv må gemme og dele internt, står i persondata i bestyrelsesarbejdet.

Regnskabet er foreningens dokument, og det når frem gennem foreningen

Regnskabet er en anden sag. Det handler ikke om naboerne, men om foreningen, og efter ABF's standardvedtægter har andelshaverne krav på at få det.

Efter ABF's standardvedtægter sendes den reviderede og underskrevne årsrapport ud til andelshaverne samtidig med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling (ABF's standardvedtægter, 4. udgave med ændring 07/2025, § 32, stk. 1). Indkaldelsen sker skriftligt med 14 dages varsel (samme vedtægter, § 22, stk. 1).

Generalforsamlingen holdes senest 4 måneder efter regnskabsårets udløb, og årsrapporten forelægges og godkendes dér (ABF's standardvedtægter, 4. udgave med ændring 07/2025, § 21, stk. 2). Referatet skal udleveres til andelshaverne senest én måned efter generalforsamlingen (ABF's standardvedtægter, 4. udgave med ændring 07/2025, § 24, stk. 2).

En andelshaver, der beder administrator om det netop afsluttede regnskab, beder altså om noget, der allerede er på vej til hele foreningen. Før revisor og bestyrelse har underskrevet, findes der kun et udkast. Den reviderede og underskrevne årsrapport sendes ud med indkaldelsen og godkendes først på generalforsamlingen (ABF's standardvedtægter, 4. udgave med ændring 07/2025, §§ 21, stk. 2, 30, stk. 1, og 32, stk. 1).

Bilagene bag regnskabet følger en tredje regel. ABF skriver, at andelshaverne har en berettiget interesse i at få indsigt i foreningens regnskabsbilag, men ikke ret til at få dem tilsendt eller udleveret. De må træffe aftale med bestyrelsen om tid og sted (ABF, Adgang til bestyrelsens dokumenter, tilgået 2026).

Også her skal personoplysninger om andre andelshavere anonymiseres først, for eksempel et bilag om en andelshaver i restance (samme kilde). Det er bestyrelsens opgave, fordi det kræver kendskab til, hvad bilagene indeholder.

Andelsboligloven lægger pligten samme sted. Bestyrelsen skal som minimum påse, at andelshaverne modtager orientering om foreningens forhold, når der er behov herfor, og at administratoren udøver sit hverv over for foreningen på behørig måde (andelsboligloven, LBK nr. 1281 af 28. august 2020 med senere ændringer, § 6 c, stk. 1, nr. 3 og 4).

Hvad en andelshaver kan få at vide om naboerne, og hvad ikke

Mellem ingenting og hele listen ligger en række oplysninger, foreningen allerede deler, fordi vedtægterne eller driften kræver det.

Ventelisterne skal efter ABF's standardvedtægter fremlægges til eftersyn for andelshaverne på den årlige ordinære generalforsamling (ABF's standardvedtægter, 4. udgave med ændring 07/2025, § 13, stk. 3). Andelshaverne kan altså se, hvem der står i kø, men på et bestemt tidspunkt og i et bestemt forum.

Bestyrelsesreferater har andelshaverne efter ABF's udlægning ret til at læse eller få udleveret, bortset fra personoplysninger om andre andelshavere. Dem har bestyrelsen pligt til at anonymisere først (ABF, Adgang til bestyrelsens dokumenter, tilgået 2026).

Om foreningens hjemmeside skriver ABF, at en side, kun medlemmerne har adgang til, godt kan indeholde almindelige oplysninger om medlemmerne, herunder navn og hverv, men ikke CPR-numre eller rent private forhold. På en offentlig side kræver navne samtykke fra den enkelte (samme kilde).

Det, der ikke hører til i en bred deling, er de oplysninger, der siger noget om den enkeltes sag: restancer, klager, og hvem der bor til leje. Bestyrelsen kan også afvise indsigt i sine interne arbejdsdokumenter, for eksempel drøftelser på mail mellem bestyrelsesmedlemmerne (samme kilde).

Andelshaverens egne oplysninger er en anden sag. Den, oplysningerne handler om, har ret til at få bekræftet, om de behandles, og i givet fald adgang til dem (databeskyttelsesforordningen, artikel 15, stk. 1), og svaret skal gives senest en måned efter anmodningen (databeskyttelsesforordningen fra 2016, artikel 12, stk. 3).

Datatilsynet udtalte i 2023 alvorlig kritik af en boligforening, der afviste en beboers anmodning om indsigt med den begrundelse, at foreningen ikke er omfattet af reglerne om aktindsigt, uden at vurdere retten til indsigt efter databeskyttelsesforordningen artikel 15 (Datatilsynet, afgørelse af 3. juli 2023, j.nr. 2022-31-6316). Den ret gælder, selv om en forening ikke er en myndighed.

Skriv adgangen ned, så den ikke afgøres i telefonen

Beboeroversigter, ventelister og vilkårene i den enkelte handel er oplysninger, foreningen selv er ansvarlig for. Når adgangen til dem afgøres ad hoc af den, der tager telefonen hos administrator, er det ikke foreningen, der styrer dem.

Løsningen er ikke at forbyde administrator at svare. Det er at gøre svaret til en beslutning, bestyrelsen har truffet på forhånd. Bestyrelsen aftaler administrators opgaver og beføjelser (ABF's standardvedtægter, § 29, stk. 1), og databehandleraftalen fastlægger instruksen (databeskyttelsesforordningen, artikel 28, stk. 3, litra a).

En brugbar instruks kan være kort. Den kan for eksempel sige, at administrator må sende godkendte årsrapporter, budgetter, vedtægter og husorden direkte til en andelshaver, der beder om dem. Alt andet, herunder beboerlister og oplysninger om andre andelshaveres forhold, sendes videre til bestyrelsen.

Det samme gælder salgsoplysninger. Vilkår i en konkret handel, for eksempel et forbehold om tilbagebetaling, hvis andelskronen ændres, handler om navngivne parter. Hvordan sådanne forbehold virker, står i forbehold for en ny vurdering i købsaftalen, og hvad foreningen må oplyse om priser, står i må foreningen oplyse, hvad andelene er solgt for.

Instruksen skal også overleve et skifte. Når foreningen skifter administrator, følger databehandleraftalen og dens regler om tilbagelevering med i overdragelsen, som beskrevet i når foreningen skifter administrator.

Andelo giver foreningens oplysninger et sted, hvor adgangen er besluttet på forhånd

Andelo afgør ikke, hvad jeres forening må udlevere. Det gør reglerne, vedtægterne og jeres aftale med administrator.

Det Andelo gør, er at give dokumenterne ét arkiv med mapper, hvor I selv bestemmer, hvem der kan se hvad, så nogle dokumenter kun bestyrelsen kan se, og andre alle beboere kan finde selv. Beboere bekræfter deres identitet med MitID, når de bliver inviteret, og alt, hvad bestyrelsen ændrer, bliver logget, så man kan se, hvem der gjorde hvad.

Dokumentationen for den enkelte bolig, for eksempel forbedringer og kvitteringer, samler vi i det, vi kalder andelens servicebog. De øvrige emner om foreningens data og dokumentation handler om den samme opgave.

Denne guide er generel information, ikke juridisk eller økonomisk rådgivning. Er du i tvivl om en konkret situation, så spørg foreningens bestyrelse, administrator, revisor eller advokat.